Внедрение PIM-системы: как подготовиться бизнесу

Понимаете, что вам нужна автоматизация в управлении товарными данными, но не знаете, с чего начать работу над внедрением PIM-системы? Уже откладывали эту задачу на следующий квартал, а потом — на 2024 год? Можете считать, что наша статья — знак, что пора наконец заняться проблемой.

Мы в SVK.Digital 10 лет проводим внедрения PIM-систем и понимаем, что успешность проекта на 50% зависит от клиента. В статье расскажем, как подготовиться перед тем, как обращаться к подрядчику, и начинать работы.

Вероятно, вы знаете, что такое PIM, если интересуетесь подготовкой к внедрению системы. Если нет — прочитайте наш материал об этом и возвращайтесь. Здесь же коротко напомним, в чем суть этих программ.

Итак, для описания товаров используются сотни параметров. Нужно учесть габариты, массу в упаковке и без нее, цвет, размер, материал, сезонность и многое другое.

Часто информация хранится разрозненно. Что-то в таблице, что-то в 1С, что-то — и вовсе в голове отдельного сотрудника. В итоге компании тратят недели, когда нужно собрать данные в одном месте для выхода на новую торговую площадку.

Чтобы систематизировать процесс, используется PIM, он же Product Information Management. Это системы для централизованного управления большими массивами данных о товарах. В базы данных включается маркетинговая информация, техническое описание, фотографии, информация о производителе и продажах.

А еще PIM-системы позволяют автоматически выгружать данные о товаре в другие системы и каналы продаж: в интернет-магазины, маркетплейсы, на сайты партнеров и в печатные каталоги.

Кроме того, PIM обеспечивает дополнительный контроль. Например, можно настроить так, чтобы сотрудники не могли загрузить товары менее, чем с тремя фото или слишком короткое описание.

При перезапуске, например, сайта, вы можете строить новый ресурс «рядом», команда же продолжит пользоваться существующим. Такие задачи обычно не затрагивают работу компании в целом.

При внедрении PIM ситуация иная. Почему так? Обычно бизнес задумывается о такой системе, когда уже имеет процесс работы с товарной номенклатурой. Причем речь не идет про работу с блокнотом или гугл-таблицами. Обычно наши клиенты хранят товарную информацию в 1С или админке сайта.

То есть работа с номенклатурой у бизнеса идёт каждый день и её остановить нельзя. Поэтому внедрение PIM-системы — это процесс модернизации существующего процесса работы с номенклатурой.

Именно поэтому важно серьезно отнестись к подготовительной работе и правильно провести внедрение. Расскажем, что поможет пройти все этапы гладко.

Перед тем, как начать работу над остальными пунктами, важно понять, а зачем вам вообще PIM? Подумайте, какие проблемы она решит и что будет являться критерием успеха.

Может быть, вам нужно сократить возвраты, которые происходят из-за ошибок в характеристиках и описаниях товаров? Или ускорить вывод товаров на новые рынки? А, может, решить какую-то другую задачу? В любом случае, лучше сформулировать эти цели, чтобы подрядчик по внедрению PIM мог сделать упор именно на тот функционал, который поможет компании добиться результатов.

Например, кейс из практики. Владельцы компании по продаже товаров для автоспорта поставили цель: расширить каналы продаж и выйти на зарубежные рынки. Им мешала разрозненность товарной базы: одна часть информации хранилась в 1С, другая — в «админке» интернет-магазина. А еще — у компании не было автоматической выгрузки товаров в магазины. Приходилось месяцами ждать настройку интеграций от 1С-программистов. Это не давало быстро выводить товары на рынок и стало бы проблемой при работе с новыми странами.

Поэтому при внедрении PIM мы создали единую отдельную базу автотоваров и настроили автоматический экспорт данных в интернет-магазины на соответствующих языках и в нужной валюте. Как результат — рост бизнеса и открытие новых площадок в Европе!

Чтобы внедрить PIM, потребуются не только усилия подрядчика, но и работа сотрудников с вашей стороны. Лучше выделить отдельную команду людей, которые будет отвечать за это направление.

Минимальный состав команды — это три человека:

• Руководитель проекта.
• Товарный аналитик или человек, который хорошо разбирается в номенклатуре товаров и том, как она устроена.
• Представитель бизнеса, который инициировал внедрение PIM-системы и способен согласовывать требования.

Иногда руководитель проекта и представитель бизнеса — это один сотрудник. Но все три роли не сходятся в одной личности. Ведь заказчик не может руководить проектом и быть аналитиком одновременно.

Вторая группа людей, которая потребуется на последних этапах проекта, — те, кто участвует в интеграционных процессах. Это специалисты по 1C, разработчики сайта и другие сотрудники. Тут все зависит от того, как выглядит информационная архитектура компании.

Далее переходим к необходимым документам. Важно подготовить файл, в котором будет описано, как устроена ваша товарная номенклатура.

Идеальный вариант — выгрузка таблиц с категориями товаров и их характеристиками из той системы, где информация хранится на данном этапе. Обычно этот документ называется атрибутивная модель.

Например, для светильника это будет вид ламп, площадь освещения, количество режимов, материал плафона и так далее. Это важно, чтобы подрядчик имел представление о том, как товарная номенклатура устроена сейчас.

Второй документ, который тоже потребуется, — это дерево товаров. Если атрибутивная модель показывает, как описаны товары, то дерево объясняет, как вы разделяете их на подкатегории.

Например, если вы продаете мебель, то можете сегментировать ее по-разному. Скажем, относить к «Спальне» матрасы, кровати и комоды, а далее разделять каждую из категорий товаров на другие составляющие. Например, указывать, что кровати могут быть двуспальными, односпальными или детскими.

Следующее, что нужно сделать перед тем, как начать внедрение PIM — разобраться с бизнес-процессами. В отдельном документе описать последовательность действий сотрудников, которые имеют дело с товарными данными или подготавливают их.

Например, прописать, как новый товар появляется в каталоге. Процесс может выглядеть так.

Зачем эта информация подрядчику, который внедряет PIM? Это важно, чтобы он мог задать правильные вопросы и создать архитектуру, в которой не будет узких мест.

Например, мы обязательно спросим, все ли сотрудники являются штатными, ведь фрилансеры тоже участвуют в процессах, но часто имеют другие доступы. Такая ситуация была на одном из наших проектов. В компании все сотрудники работали в PIM, кроме фотографа. Мы учли это и подключили для него «Битрикс 24». Там фотограф смог видеть задачи, которые ставит компания. Туда же — загружать готовые изображения, которые потом автоматически добавлялись в PIM.

Это было логичным решением. Но если бы мы не знали, что у компании есть ограничения, то не смогли бы предложить такой вариант.

Да, хорошие специалисты сами запросят документ с бизнес-процессами и, если его нет, предложат созвон. Но в ходе разговора вы можете забыть важные детали и не передать какую-то информацию. А размышления «на бумаге» помогут все обдумать и не оставить без внимания ни один процесс.

Четвертый документ — текущая информационная архитектура систем, участвующих в подготовке информации по товарной номенклатуре. Подрядчику важно понимать, какие программы используются в ходе подготовки товарных данных. Зачастую в центре работы стоит 1С и отвечает за отправку данных в админку сайта (например, «Битрикс»). И уже «Битрикс» рассылает товарные данные на маркетплейсы и формирует прайсы для дилеров.

Это не значит, что подрядчику нужно отправить информацию обо всей информационной архитектуре предприятия. Потребуется только то, что напрямую задействовано в обмене информацией о товарах. Например:

Обязательно ли иметь на руках все эти документы перед тем, как начать внедрение PIM-системы? Нет. Вы можете оставить заявку состоящую из трех слов: «Хочу внедрить PIM». Но есть нюансы.

С одной стороны, отсутствие всех документов — это не страшно. Опытный подрядчик представит аналитика, который сам запросит все, что нужно. А после — задаст наводящие вопросы и поможет разобраться, что ему предоставить.

С другой, при недостатке информации вы рискуете получить от подрядчика неверные расчеты бюджета и сроков. По нашему мнению, внедрять PIM-систему без подготовки — это как делать ремонт без проекта. Вы, конечно, можете начать сдирать обои и рушить перегородки, не понимая, что планируете получить в итоге. Только в процессе ремонта все равно придется придумать, какого цвета должны быть стены и где делать выводы для электрики и сантехники. И без вашего ответа ремонт или не продвинется, или результат будет совсем не таким, как вы его себе представляете.

Как показывает наш опыт, сам процесс составления этих документов уже несет пользу для компании. Он позволяет по-новому взглянуть на работу и увидеть узкие места, которые раньше никто не замечал. А предварительная подготовка этой информации помогает осознанно подойти к внедрению и получить наилучший результат. Так что лучше всегда постараться собрать максимум информации заранее, чем обращаться к подрядчику совсем без понимания целей и текущего положения дел.